Privacyreglement
Probus Old Spice Oosterbeek III (hierna Old Spice) houdt zich voor het beschermen en respecteren van persoonsgegevens, die in haar beheer zijn, aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In dit Privacyreglement staat hoe met deze gegevens wordt omgegaan. Het bestuur is verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitwerking van het privacyreglement. Het privacyreglement wordt als bijlage toegevoegd aan het Huishoudelijk Reglement. Van ieder lid wordt verwacht dat hij kennis neemt van het Huishoudelijk Reglement en de bijlage Privacyreglement en met beide instemt.
Uitgangspunten
- Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met het doel, waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en gegevens zijn beschreven in dit reglement.
- Persoonsgegevens verzamelen en verwerken wordt zoveel mogelijk beperkt.
- Aan de leden wordt toestemming gevraagd voor het verzamelen en verwerken hun persoonsgegevens.
- Er zijn technische en organisatorische maatregelen genomen, zodat de beveiliging van de persoonsgegevens is gewaarborgd.
- Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van duidelijk aangegeven doeleinden.
- De leden zijn op de hoogte van de rechten omtrent de verwerking van de persoonsgegevens en de wijze, waarop ze worden gerespecteerd en beveiligd.
Doeleinden
De persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor de volgende doeleinden:
- het geven van onderlinge informatie;
- het versturen van agenda’s, verslagen, mededelingen en uitnodigingen;
- het afwikkelen van financiële zaken;
- het organiseren van evenementen;
- het inschrijven voor bijeenkomsten;
- het bijhouden van een ledenlijst en NAW-lijst (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, mailadres);
- het maken van een fotomap;
- het opzetten en onderhouden van de website, als deze is gerealiseerd.
Verzamelen en verwerken
Voor het uitwerken van de doeleinden worden de volgende persoonsgegevens verzameld:
- voornaam,
- achternaam,
- adres en/of e-mailadres,
- geslacht,
- geboortedatum,
- (voormalig) beroep / bedrijf,
- telefoonnummers,
- naam partner.
De gegevens van de leden worden gepubliceerd als ledenlijst in de vorm van een NAW-lijst, als fotoboek, in eventuele verslagen met foto’s van evenementen en op een besloten pagina van de website.
Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens worden verstrekt aan derde partijen, als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. In andere gevallen worden persoonsgegevens alleen gedeeld met schriftelijke toestemming van betrokkenen. Verder worden de persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een onderzoek. In een dergelijk geval is medewerking en het afstaan van persoonsgegevens verplicht.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel, waarvoor ze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Om de persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking zijn de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:
- Alle leden en personen die namens Old Spice kennis kunnen nemen van de persoonsgegevens zijn gehouden tot geheimhouding daarvan en tot een zorgvuldig gebruik en opslag.
- Alle systemen, waarin persoonsgegevens van Old Spice zijn opgeslagen zijn voorzien van een wachtwoord.
Rechten omtrent uw gegevens
Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens, die in bezit zijn van Old Spice.
Klachten
- Leden kunnen zich met klachten rechtstreeks wenden tot het bestuur.
- Leden kunnen zich een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vastgesteld door de algemene ledenvergadering, d.d. 5 februari 2019.